Видання Inc. наводить статистику, зібрану компанією Fundera в минулому році: 19% власників малого бізнесу, працюють більше 60 годин на тиждень. Ще 70% працюють більше 40 годин на тиждень, а 89% працюють по вихідних. В таких умовах, оптимізація продуктивності — це не тільки спосіб встигати більше і швидше, але і можливість діяти розумніше. Оскільки Google Docs сьогодні використовує майже кожен бізнес, вичавлювати максимум з кожної години роботи з сервісом просто необхідно. І ось, що можна зробити.

Використовуйте колір

Згодом Google Drive, хмарне сховище для зберігання файлів, забивається. Якщо ви забули конкретна назва документа або таблиці, можна витратити чимало часу на пошуки.

Колірна маркування папок позбавить від проблеми: потрібні матеріали буде простіше знайти. Щоб нею скористатися, створіть нову папку і перемістіть в неї документи. Натисніть праву кнопку миші, проведіть до пункту «Змінити колір» і виберіть один з 24 відтінків.

Те ж саме працює і з вже створеними папками.

Використовуйте конференц-зв’язок з документа

Аддони — це програми, які розширюють можливості G Suite. Один з найбільш корисних — UberConference, який дозволяє провести спільний дзвінок з усіма редакторами документа.

Щоб його увімкнути, натисніть у верхній панелі розділ «Додатки» — «Встановити додаток», знайдіть UberConference. Слідом активуйте аддон, увімкніть бічну панель, відправте всім учасникам email-запрошення. Коли вони підтвердять участь, їх аватарки з’являться в сайд-барі. Можна вибирати учасників розмови і навіть записувати розмову.

Користуйтеся шаблонами

Якщо постійно маєте справу з повторюваними форматами (інвойси, плани нарад, проектні матеріали), використовувати і редагуйте шаблони. Галерея встановлених варіантів розташована тут. У списку є ділові листи, офферы, формальні нотатки. Інші шаблони можна знайти, встановивши розширення.

Також, не варто забувати про функції копіювання. Ви можете зробити дублікат будь-якого документа, зберігши форматування.

Додати підпис до документа

Скільки разів ви друкували документ, підписували його, сканували і потім відправляли одержувачу? Так от, підпис можна додавати одним кліком миші.

Аддон PandaDoc дозволяє прикріплювати електронний підпис і працює з будь-якого пристрою. Після установки доповнення, вам потрібно буде створити акаунт у сервісі PandaDoc. Потім, актувати аддон і намалювати свій підпис. Після цього її можна використовувати необмежену кількість разів.

Використовуйте голосове введення

Є безліч ситуацій, в яких розмовляти — зручніше, ніж писати. Щоб активувати відповідну функцію, перейдіть у вкладку «Інструменти» на верхній панелі. Якщо поле виявиться неактивно, перевірте налаштування браузера — необхідно дозволити сайту доступ до мікрофону.

При голосовому наборі можна користуватися всіма звичними пунктуаційними знаками. Промовляйте: «кома», «знак оклику», «знак питання».

Відправте факс без факс-машини

Щоб не возитися з факс-машиною, можна використовувати аддон HelloFax. Він максимально простий: відкривши додаток, просто введіть номер факсу, базову інформацію і натисніть «Відправити». Підтримується відправка в 70 країн, а послуги для пересилання перших п’яти сторінок сервіс надає безкоштовно.