Багато хто використовує для своїх бізнес-проектів Google Drive. Однак далеко не всі знають, як найбільш ефективно використовувати хмарне сховище компанії. Сьогодні ми розповімо про це.

Завантаження браузера

Якщо ви працюєте з невеликими обсягами даних, все очевидно. Файли можна завантажувати, просто перетягуючи їх у вікно браузера з Google Drive. Слідом їх можна організовувати у папки, перейменовувати і ділитися з іншими.

Автоматичне завантаження

Backup and Sync — програмний інструмент від Google, який дозволяє автоматично створювати бекап файлів з комп’ютера, підключеної камери або SD-карти. Для використання потрібно встановити Backup and Sync на пристрій і вибрати папки, які будуть постійно синхронізувати з Google Drive. Так будь-які поміщені туди файли будуть автоматично завантажуватися в хмару. Це заощадить час.

Але якщо ви активно працює з фото і відео, у Backup and Sync є ще одна приємна опція. Утиліта інтегрована з фотохостом Google Photo. Це дозволяє завантажувати всі доступні знімки в оптимізованому якості (якщо їх розмір перевищує 12 МП), не віднімаючи дискового простору у Drive. Завантажувати утиліту для Google Photo окремо більше не потрібно.

Drive File Stream для бізнес-акаунтів

Якщо ви користуєтеся корпоративним тарифом G-Suite в школі або організації, на додаток до збільшеній кількості простору (за замовчуванням дається 30 Гб замість 15 Гб), є кілька додаткових опцій.

Перша — так звані Team Drive, спільні диски. Завантажені туди файли не належать конкретному користувачеві, а всій команді. Це дозволяє не турбуватися щодо прав доступу. Крім того, якщо ключовий працівник залишить компанію, не доведеться переносити між обліковими записами бази даних. Team Drive не конфліктує з звичайним, приватним простором, ділитися файлами з якого можна за своїм розсудом.

Другий трюк для корпоративних користувачів — інструмент завантаження Drive File Stream. Використовувати його, крім звичайного Backup and Sync, рекомендує сама Google. У чому переваги? Drive File Stream створює на комп’ютері розділ, у якому ви можете дивитися на всі завантажені в хмару файли, не зберігаючи їх на диск. Вони відображаються просто як ярлики. Так можна істотно заощадити місце, зберігаючи звичну зручність у роботі з файлами. Особливу увагу на функцію слід приділити тим, хто працює з фото та відеоматеріалами.

Тим не менш, є і зворотна сторона — Drive File Stream не дозволяє синхронізувати папки з комп’ютера в хмару, як це робить Backup and Sync.

Google API для великих обсягів даних

Поки що все виглядало просто. Але коли справа доходить до корпоративних завдань з десятків терабайт даних, це може «покласти» навіть саму стабільну систему.

Зламати завантаження здатне що завгодно — обрив інтернет-з’єднання, відключення електрики. У корпоративних користувачів на цей випадок є рішення, Google API. Інструмент має функцію Resumable Upload, який дозволяє призупинити (але не скинути) завантаження при наявності проблем. Починати все з початку більше не знадобиться.

Якщо вашому бізнесу така опція стане в нагоді — відвідайте спеціальну сторінку Google інструкціями. Але тримайте в думці, що знадобляться навички програмування.

Які ще є варіанти

Утиліта Drive Uploader. Вона особливо корисна, якщо потрібно, щоб сторонні (не члени команди) завантажили файли на ваш Google Drive. Наприклад, вчителі можуть використовувати її, щоб студенти завантажували свої роботи в потрібну папку, подивитися вміст якої можна буде пізніше. Розробники обіцяють, що Drive Uploader підтримує файли розміром до кілька сотень гігабайтів (якщо ваш план передбачає це). Платна версія дозволяє вбудувати інструмент на сайт, щоб відправляти файли могли відвідувачі сторінки.

Ще одна програма такого роду — Save to Drive. Воно дозволяє завантажувати у Drive будь-який контент, доступний за посиланням. Просто вставляєте URL на головну сторінку сервісу і підключаєте аккаунт — всю іншу роботу сервіс робить сам. Крім сховища від Google, є й інші варіанти: Box, Dropbox, pCloud.

Третій корисний сервіс — MultiCloud. Він дозволяє зручно переміщати або синхронізувати дані між хмарними сховищами. Список підтримуваних сервісів вичерпний. Крім того, є можливість завантажувати контент з FTP-сервера і безліч налаштувань.

Якщо вам потрібно по-справжньому багато простору

У ситуаціях, коли наданого планами G Suite місця не вистачає, варто звернутися до Google Cloud Storage. Це «великий брат» звичайного Google Drive, створений для серйозного комерційного використання. Найчастіше сервіс використовують великі організації для хостингу серверних бекапів або збору значних обсягів аналітичної інформації. Доступ до Google Cloud Storage забезпечено по API. Користувачі отримують безлімітне дисковий простір, а також поліпшені умови безпеки, доступ до метаданих та інші фічі.

Якщо вам потрібно перенести дані на Google Cloud Storage з іншого корпоративного хмари, на зразок Amazon S3, зверніть увагу на програму Storage Transfer Service. Знадобляться навички програмування, зате можна гнучко налаштувати трансфер.

Але якщо даних все-таки занадто багато, можна замовити офлайн-трансфер з допомогою Transfer Appliance. Технічно, це оренда величезного сервера, здатного вміщати до петабайт даних, що перевозять між локаціями. Це дорого, але враховуючи різницю у швидкості передачі даних (45 днів проти 1095 для петабайта), воно того варто. Втім, більшості організацій і бізнесів все-таки вистачить можливостей G Suite.